01
메일, 문서, 회의 메모
반복해서 들어오는 메일, 확인해야 할 문서, 회의 뒤 남은 메모를 한곳에 모읍니다.
이런 상황이면
같은 확인이 계속 반복되나요?
누가 답할지 정해지지 않고, 회의 뒤 할 일은 메모장에 남고, 문서 버전은 다시 확인하게 됩니다. 사람이 못해서가 아니라 자료와 요청이 여러 곳에 나뉘어 있어서 그렇습니다.
지금은
메일, 문서, 회의 메모가 따로 남아 있습니다.
메일 같은 문의를 두 명이 따로 답변 준비
문서 최신 버전과 승인 기준을 다시 확인
회의 결정·담당·다음 할 일이 개인 메모에 남음
정리하면
막힌 부분이 먼저 보입니다.
- 같은 질문이 반복되는 지점
- 답변 담당자가 정해지지 않은 메일
- 확인해야 하는 사람이 계속 늘어남
- 답변을 매번 처음부터 작성
이렇게 합니다
자동으로 보내기 전에 순서부터 봅니다.
메일이 오면 바로 답부터 쓰지 않습니다. 자료가 어디에 있고, 누가 확인해야 하는지 먼저 봅니다.
02
어디서 막히는지, 어떤 요청이 겹치는지
같은 질문이 몇 번 반복되는지, 어디에서 답이 멈추는지 먼저 확인합니다.
03
담당자가 고쳐 보낼 초안
답변 초안이나 요약을 먼저 써두고, 담당자가 고친 다음 전달합니다.
이런 업무에 씁니다
가장 자주 밀리는 업무부터 찾습니다.
반복 횟수가 많고 담당자가 자주 헷갈리는 업무 하나부터 시작합니다.
고객 문의 1차 답변
메일 3개를 함께 보고, 답변 초안과 추가 확인 질문을 정리해 드립니다.
결과: 답변 초안 + 추가 확인 질문 + 담당자 후보
회의 후속 조치 정리
회의 메모에서 결정한 일, 담당자, 기한을 정리해 후속 목록을 만듭니다.
문서 확인 포인트
문서 버전이 어디서 바뀌었는지, 무엇을 확인해야 하는지 먼저 정리합니다.
순서
받고, 정리하고, 확인한 뒤 진행합니다.
메일과 문서를 모아 막힌 부분을 찾고, 담당자가 확인할 초안을 만듭니다.
-
1
업무가 들어오는 길 확인
무엇이 들어오고, 어떤 순서를 거치고, 누가 확인하는지 봅니다.
-
2
멈춘 지점 찾고 초안 쓰기
반복되는 질문, 답이 멈춘 지점, 겹치는 확인을 표시하고 초안을 붙입니다.
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3
사람이 확인하고 보내기
담당자가 고치거나 보류할 수 있습니다. 확인 전에는 외부로 보내지 않습니다.
-
4
지연된 부분 확인하고 다음 일정 조정하기
처리가 덜 밀리는지 확인하고, 다음에 손볼 항목을 정합니다.
원칙
자동으로 보내지 않습니다.
담당자가 확인하지 않은 답변을 고객이나 외부 채널로 보내지 않습니다. 보내주신 내용은 진단 목적으로만 확인하고, 원본 문서가 없어도 예시만으로 시작할 수 있습니다.
사람이 본 다음에 진행
고객이나 외부 채널로 자동 발송은 기본으로 꺼둡니다. 담당자가 확인한 다음에만 발송됩니다.
바꾼 내용을 남깁니다
어디를 바꿨는지 남겨두면 다음에 무엇을 확인할지 분명해집니다.
누가 어디까지 볼 수 있는지 정합니다
역할에 따라 보는 범위를 달리합니다.
민감 정보 보호
원본 문서를 주기 어렵다면 예시만 보내도 됩니다. 요청하시면 자료를 삭제합니다.
업무 진단받기
보내드리는 것: 막힌 부분, 겹치는 질문, 담당자 확인용 초안, 추가로 필요한 자료.
전화나 뉴스레터 가입 없이, 요청하신 진단 결과만 이메일로 보내드립니다. 예시만 보내도 됩니다.